List motywacyjny jest pierwszą rzeczą, którą widzi osoba rekrutująca. Jest tym, co przedstawia Ciebie i twoje CV. Tak samo jak nie pojawiłbyś się niezapowiedziany u progu ich drzwi, nie chcesz, aby twoje cv pojawiło się „niezapowiedziane” na ich biurku. Pomimo, iż nie istnieje coś takiego jak idealny list, postępowanie według prostej formuły może Ci pomóc i uczyni z twojego listu motywacyjnego wartościową rozbudowę twojego cv.
Na klawiaturze czy ręcznie?
Opinia wśród ekspertów ds. rekrutacji na temat tego, czy list motywacyjny powinien być skrupulatnie – ręcznie napisany, czy może powinien mieć formę komputerową, jest często podzielona. Zaletą listu pisanego ręcznie jest to, że pokazuje on, iż spędziłeś wiele czasu nad indywidualną aplikacją. To daje Ci szansę zademonstrowania sumienności, znajomości pisowni i wreszcie zwykłej umiejętności staromodnej sztuki pisania listów. Nawet w obliczu upowszechnienia się domowych komputerów, ręcznie pisane CV zazwyczaj miały przewagę nad tymi w formie komputerowej, do czasu pojawienia się poczty elektronicznej.
Wraz z pojawieniem się poczty elektronicznej oraz postępującym rozwojem możliwości komunikacyjnych, wysyłanie listów pisanych na komputerze stało się dużo bardziej akceptowalne. W konsekwencji, w wielu przypadkach kandydaci są zachęcani do przesyłania CV pocztą e-mail, co pozostawia pisane ręcznie zgłoszenia daleko w tyle.
Tak czy inaczej, zawodowy rekruter, taki jak kierownik ds. personalnych czy konsultant ds. rekrutacji potrafi rozpoznać na kilometr „wzorcowy list”. Kluczem do zrobienia wrażenia podczas pisania listu jest dostosowanie go do oferty pracy, o którą się ubiegasz. Może to zająć trochę więcej czasu niż proste zmienianie danych adresowych, ale warto ten czas na to przeznaczyć.
Cztery etapy pisania
• Pierwszy akapit: wyjaśnij dlaczego piszesz. Upewnij się, że to zachęci ich do czytania. Jeżeli odpowiadasz na ogłoszenie, napisz gdzie i kiedy je widziałeś oraz dołącz numer referencyjny, jeżeli ogłoszenie go posiada
• Drugi akapit: zwięźle przedstaw swoją sytuacje zawodową i kwalifikacje (zawodowe i/lub akademickie). Nie pisz zbyt wiele, w przeciwnym razie mogą zrezygnować z czytania twojego CV. Jeżeli odpowiadasz na ogłoszenie, upewnij się, że umiejętności, które wyszczególniłeś mają odzwierciedlenie w twoim CV
• Trzeci akapit: napisz dlaczego powinni zatrudnić właśnie Ciebie i dlaczego byłbyś dobrym pracownikiem. Opowiedz firmie trochę o niej samej (np. „Jako największa na wschodzie firma zajmująca się produkcją uszczelniaczy asfaltu...”),aby pokazać, że ty także wiesz coś o firmie. Dowiedz się czegoś więcej zanim zaczniesz się ubiegać o pracę
Co trzeba, a czego nie wolno
• Upewnij się, czy twój list jest zaadresowany do właściwej osoby i pod właściwy adres. Nie popełniaj błędów w pisowni
• Nie wysyłaj listu do „Pani” lub „Pana”. Dowiedz się, kim jest właściwa osoba: kierownik działu lub kierownik ds. personalnych - i zaadresuj list do niej
• Upewnij się, czy zamieściłeś swoje dane kontaktowe zawierające adres, numery telefonów, adres e-mail. Jeżeli potencjalny pracodawca nie będzie mógł do Ciebie dotrzeć, nie osiągniesz celu, jakim jest rozmowa kwalifikacyjna
• Nie wysyłaj listu bez uprzedniego sprawdzenia ogółu pod kątem błędów pisowni, literówek, podejrzanej gramatyki, błędnej interpunkcji, śladów po kubku kawy, plam z tuszu – upewnij się, że wszystko jest idealnie
• Napisz swój list motywacyjny na papierze dobrzej jakości, który pasuje do papieru cv. Papier kolorowy jest niewskazany – dla najlepszego rezultatu trzymaj się wersji dobrej jakości białego lub kremowego papieru
• Nie pisz zbyt wielu rzeczy – twój list powinien być krótki, treściwy i na temat. Nie ma potrzeby, aby podwajać szczegóły ukazane w twoim cv
• Zastosuj formę wyboldowanych punktów, tam gdzie jest to wskazane – czytającemu będzie łatwiej przeglądać list. Pamiętaj o odpowiednim wstępie i zakończeniu twojego listu (wyboldowane części powinny być przypisane do odpowiednich akapitów
• Nie wysyłaj cv bez listu motywacyjnego – list jest wstępem do twojego cv
• Spraw, aby twój list był „szyty na miarę” – dostosowany do pracodawcy. Każdy może skopiować typowy list motywacyjny, ale to indywidualizm pokazuje, że traktujesz sprawę poważnie
• Nie zawieraj negatywnych informacji, takich jak osobiste konflikty z poprzednim pracodawcą, szczegóły z sądu czy wrogie komentarze na temat obecnego pracodawcy
• Nie używaj skomplikowanych słów tylko po to, aby zrobić wrażenie. Jeżeli chcesz użyć słów, których zazwyczaj byś nie użył, nie zawracaj sobie głowy. Jest to nierealne odzwierciedlenie Ciebie i osoba czytająca może nie zrozumieć tego, co chcesz powiedzieć. (Podobnie: nie angażuj kogoś, aby napisał list za Ciebie)
Korzystanie z e-maila
Wraz z pojawieniem się poczty elektronicznej, poczta o „żółwim tempie” nie jest jedyną opcją dostarczenia CV i listu. Generalnie panują tu te same zasady aplikowania, ale jest kilka rzeczy, o których trzeba pamiętać wysyłając CV i list pocztą elektroniczną
• Upewnij się, że list jest napisany standardową czcionką oraz ma standardowy format i interpunkcję. W momencie, gdy jest wysłany do innego komputera, cały wygląd dokumentu może ulec zmianie, a więc zawartość powinna być szczególnie prawidłowa
• Jeżeli twój list jest częścią wyjściowej wiadomości (jako załączony dokument formatu Word), nie używaj nieoficjalnych słów. Używaj tych samych zwrotów grzecznościowych na tym etapie, jakich byś użył w ręcznie pisanym liście
• Jeżeli załączasz swoje CV w mailu – pamiętaj aby je załączyć!
Materiał przygotowany przez:
