Jeśli przedsiębiorca ma niewielką firmę, może samodzielnie prowadzić księgi rachunkowe. Problem pojawia się wówczas, gdy działalność się rozrasta, przybywa zamówień i niezbędne jest stworzenie pierwszych miejsc pracy. Wówczas trzeba rozliczać nie tylko przychody firmy, lecz także pracowników. W zależności od rodzaju umowy przedsiębiorca musi pamiętać np. o składaniu deklaracji do ZUS-u.
Gdy firma się rozwija, zdecydowana większość przedsiębiorców woli skupić się na prowadzeniu biznesu i zaczyna szukać dobrego biura rachunkowego. Takiego, które kompleksowo zajmie się sprawami formalnymi firmy. To dobre rozwiązanie, bo pozwala zaoszczędzić czas i nerwy – właściciel firmy nie musi uczęszczać np. na kursy pozwalające mu opanować podstawy rozliczania pracowników zatrudnionych na podstawie różnych umów. Ale nie tylko w tym pomoże biuro rachunkowe.
Zatrudnienie pracownika nie należy do najtańszych. W przypadku umowy o pracę pracodawca musi pamiętać nie tylko o wypłacie dla podwładnego, lecz także o odprowadzaniu składek do ZUS-u. Część z nich leży wyłącznie po jego stronie, co oznacza, że oferując pracownikowi wynagrodzenie brutto, musi i tak doliczyć dodatkowe kwoty. Biuro rachunkowe, które zadba o prawidłowe rozliczenia zatrudnionych, może również pomóc pracodawcy w zoptymalizowaniu kosztów zatrudnienia pracowników.
Choć właściciel firmy ma do wyboru wiele umów, jakie może zaoferować potencjalnemu kandydatowi, to jednak nie zawsze może postawić na tę, która będzie najkorzystniejsza z jego punktu widzenia. Przykładowo umowy o pracę nie można zastąpić tańszą umową cywilnoprawną, jednak specjaliści zatrudnieni w biurze rachunkowym mogą podpowiedzieć pracodawcy, kiedy ZUS nie podważy zawarcia np. umowy-zlecenia.
Solidne biuro rachunkowe zadba nie tylko o rozliczanie pracowników, lecz także prowadzenie ich akt osobowych. To właśnie w tych dokumentach wskazuje się, czy zatrudniony wykorzystał np. przysługujący mu urlop w terminie, czy też otrzymał za niego ekwiwalent. Również na podstawie informacji zawartych w aktach osobowych odpowiednie służby mogą stwierdzić, czy pracodawca przestrzega dobowych i tygodniowych wymiarów czasu pracy.
Z punktu widzenia pracodawcy nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym jest korzystne również wówczas, gdy decyduje się on na zatrudnienie np. osób niepełnosprawnych czy pracowników młodocianych. Tacy pracownicy mają więcej uprawień, o których należy pamiętać. Nie każdy pracodawca zdaje sobie z tego sprawę.
Koszty współpracy z profesjonalnym biurem rachunkowym nie muszą być duże, zwłaszcza jeżeli przedsiębiorca weźmie pod uwagę korzyści z niej wynikające. Mowa nie tylko o profesjonalnym prowadzeniu dokumentacji całej firmy i poszczególnych zatrudnionych, lecz także o oszczędności czasu i pieniędzy. Część biur odciąża przedsiębiorców również w zakresie dostarczania dokumentów i proponuje samodzielnie ich odbieranie. To duże ułatwienie, o którym powinny pamiętać osoby prowadzące firmę.